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Rollen müssen verfügbar sein, nicht einzelne Personen.
In diesem Artikel möchte ich euch ein Modell vorstellen, nach dem sich Wissen auf verschiedene Personen verteilen lässt, um dieses Wissen und die Funktion von Rollen in einem Unternehmen verfügbar zu halten.
Bei den Rollen kann es sich zum Beispiel um den Virtualisierungs-Administrator, den Linux-Admin oder die Rechnungseingangsprüfung sowie den Versand handeln. Die jeweilige Rolle kann dabei von ein oder mehreren Personen ausgefüllt werden. Wichtig ist lediglich, dass die Rolle jederzeit ihre Funktion erfüllen kann.
Das Modell, welches ich gleich vorstelle, stammt nicht von mir. Ein Nerd aus den USA, dessen Namen ich leider nicht mehr weiß, hat es mir am Rande des OpenStack Summit 2018 in Berlin vorgestellt.
RAID – Redundant Array of Independent Dudes
Ja, ihr habt richtig gelesen. Es geht um RAID, aber ohne Festplatten und dafür mit Dudes oder allgemein Personen, die Rollen ausfüllen. Ihr werdet in den folgenden Abschnitten lernen, wie sich die verschiedenen RAID-Level auf die Verfügbarkeit einer Rolle auswirken.
RAID 0 – Nur gemeinsam sind wir stark
Dieses Konstrukt habe ich zum Glück noch nicht in der Praxis angetroffen. Hierbei wird eine Rolle von zwei Personen ausgefüllt, welche die Funktion der Rolle jedoch nur im Team sicherstellen können. Fällt eine Person aus, ist die andere allein nicht ausreichend handlungsfähig. Die Funktion der Rolle ist nicht sichergestellt.
RAID 1 – Zwei Personen für eine Rolle
Hier herrscht volle Redundanz. Zwei Personen sind für eine Rolle verantwortlich. Fällt eine Person aus, kann die andere sämtliche damit zusammenhängende Aufgaben allein ausführen. Die Vertretung ist im Falle von Krankheit, Urlaub oder Knast damit zu 100 % sichergestellt.
Gleichzeitig ist der Abstimmungsbedarf minimal, da sich nur zwei Personen miteinander abstimmen müssen.
Wenn es gut läuft und man bei der Personal-Akquise ein glückliches Händchen hat, lassen sich vielleicht sogar zwei Personen kombinieren, die zwei oder vielleicht sogar drei Rollen in Personalunion besetzen können.
Zu beachten ist, dass die Leistungsfähigkeit der Rolle beeinträchtigt sein mag, wenn 50 % der normalen Kapazität fehlen. Dies ist von der regelmäßigen Belastung bzw. Auslastung der einzelnen Personen abhängig.
RAID 5 – Parität und Leistung mit erhöhtem Abstimmungsbedarf
Das insgesamt erforderliche Wissen ist in diesem RAID-Level auf mindestens drei oder mehr Personen verteilt. Keine Person verfügt für sich allein über genug Wissen, um eine Rolle vollständig ausfüllen zu können. In der Gesamtheit ist das Wissen jedoch so verteilt, dass bei Ausfall einer Person (Krankheit, Urlaub, Knast, etc.) kein Wissen unwiederbringlich verloren geht, sondern der Verlust durch die verbliebenen Personen aufgefangen werden kann. Dies bezieht sich nicht nur auf das Wissen, sondern auch auf die zu erbringende Leistung.
Da jede Person nun mehr als eine Kollegin oder einen Kollegen hat, wird der Abstimmungsbedarf größer. Die einzelnen Personen müssen sich auf dem Laufenden halten, was die Kollegen so tun, um diese bei Bedarf vertreten zu können.
Hat jede Person in diesem RAID-Verbund nur die eine Rolle, für die dieses RAID gebildet wurde, ist das kein Problem. Man hat einfach ein größeres Team, das seinen Job macht. Das funktioniert auch noch, wenn alle in diesem Team/RAID noch eine zweite oder vielleicht auch dritte Rolle ausfüllen. Denn es bleiben dieselben beteiligten Personen, die sich untereinander austauschen können und müssen.
RAID 55 – Wie konnte das passieren?
Ein Bild sagt auf mehr als viele Worte:
In vorstehendem Bild werden die gleichen Aufgaben durch die gleiche Anzahl von Personen wahrgenommen. Allerdings sind in diesem Bild die Rollen ungeschickt zwischen den Personen verteilt, was einen hohen Kommunikationsaufwand zur Folge hat, da sich mehr Personen zu mehr Themen miteinander abstimmen müssen.
Hinzukommt, dass die Urlaubsplanung in diesem unübersichtlichen Szenario ebenfalls erschwert wird, muss doch darauf geachtet werden, dass die Funktionen der einzelnen Rollen verfügbar bleiben und man nicht versehentlich zwei von drei Personen in den Urlaub schickt, welche die gleiche Rolle ausfüllen und von denen mindestens zwei Personen verfügbar sein müssen.
Leider habe ich dieses Bild in der Praxis schon mehr als einmal gesehen. Es entsteht immer dann, wenn Teams immer weitere Themen übernehmen müssen und man versucht, eine Aufgabe auf immer mehr vorhandene Köpfe zu verteilen, weil gerade jemand da ist, der noch 10 Minuten freie Zeit pro Woche hat.
Dabei mag man sich ausmalen, wie das vorstehende Bild sich verändert, wenn die Anzahl der Personen und Aufgaben unter Beibehaltung der ungeschickten Aufgabenverteilung steigt. Ein Modell, das es in meinen Augen zu verhindern lohnt.
Zusammenfassung
Ich mag RAIDs, da sich mit ihnen auf einfache Weise die Komplexität von Aufgaben-, Arbeitslast-Verteilung und Kommunikations- und Abstimmungs-Aufwände visualisieren und erklären lassen.
Wie gefällt euch das Modell? Habt ihr ähnliche oder ganz andere Erfahrungen in vergleichbaren Team-Strukturen gemacht?
